Dématérialisation du bulletin de paie

Depuis 2022, les collectivités territoriales peuvent dématérialiser le bulletin de paie des agents et les indemnités de fonction des élus. Pour accompagner les structures qui optent pour ce fonctionnement, l’Alpi a choisi Cecurity.com. Cet éditeur de logiciels et de solutions d'archivage à valeur probatoire depuis 2001 est leader français du coffre-fort numérique avec plus de 10 millions de coffres-forts activés. De nombreuses distinctons garantissent la confidentialité, l'intégrité, et la sécurité des documents qui y sont archivés.

Les avantages pour les agents 

Les agents disposent d'un espace sécurisé et gratuit dans lequel ils retrouvent leurs bulletins de salaire mais aussi tous leurs documents RH. Ils peuvent alimenter eux-mêmes leur coffre-fort avec des documents importants (factures, copie de pièces d'identité...). Leurs bulletins dématérialisés sont disponibles pendant 50 ans, même si l'agent change d'employeur ou part en retraite.

Les avantages pour la collectivité

Pour la collectivité, la dématérialisation des bulletins de paie est un véritable gain en temps (moins de bulletins à imprimer, plier, mettre sous pli et distribuer) et en ressources (économies de papier et d’encre). 
De plus, l’utilisation d’un coffre-fort électronique sécurisé permet de gérer la paie en conformité avec le règlement européen sur la protection des données (RGPD).

La prestation comprend :

• La mise à disposition d’un coffre-fort électronique qui garantit à la collectivité la valeur probante des documents déposés pendant 5 ans,
• L’accès au service et le paramétrage,
• L’accompagnement à la mise en place (kit de documents) et l’assistance technique au démarrage,
• L’assistance auprès des utilisateurs au fonctionnement (agents et élus) assurée par la société Cecurity.com
• Le dépôt des fichiers.

Si la collectivité adhère au service paie externalisée : les fichiers seront déposés par l’Alpi, mais il reviendra à la collectivité adhérente d’effectuer les vérifications, de valider la transmission et le dépôt des documents dans le coffre-fort des agents ou élus.

La mise en œuvre en pratique

Lorsque vous adhérez à la prestation « Dématérialisation du bulletin de paie », l’Alpi vous fournit un kit de déploiement complet, comprenant les documentations pour votre service RH ainsi que les éléments de communication à destination de vos agents. En effet, vous avez l’obligation d’informer vos agents de ce changement au moins 30 jours avant la dématérialisation du premier bulletin. Cecurity.com crée ensuite leurs coffres-forts numériques et leur envoie un courrier avec leur identifiant / mot de passe. Ce courrier contient la procédure pour refuser la dématérialisation.

Générez votre bon de commande en ligne

Si vous souhaitez adhérer à la nouvelle prestation proposée par l’Alpi pour passer à la dématérialisation pour les bulletins de paie, vous pouvez désormais générer vous-même votre bon de commande en ligne.
Connectez-vous avec les identifiants que vous utilisez pour le site de l’Alpi sur https://demat-bulletin.alpi40.fr/
L’adhésion à la prestation de dématérialisation des bulletins de paie se fait par N°SIREN. L’ensemble des établissements regroupés sous le même N° SIREN sont compris dans l’adhésion.

Si vous rencontrez des difficultés pour utiliser notre générateur de bon de commande, ou si vous avez besoin d'informations supplémentaires, merci de déposer une demande d'assistance sur Sidoni, et sélectionnez "Dématérialisation des bulletins de paie".