Adresses mail des collectivités : pourquoi opter pour un nom de domaine professionnel ?
Pour une collectivité, adopter des adresses mail professionnelles du type contact@macollectivite.fr est essentiel pour inspirer confiance et garantir la sécurité des échanges. L’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) et la Direction interministérielle du numérique (DINUM) encouragent les collectivités à utiliser un nom de domaine maîtrisé et souverain (comme .fr) pour renforcer la cybersécurité et éviter les dépendances étrangères.
Pourquoi toutes les collectivités devraient-elles utiliser un nom de domaine professionnel ?
Pour renforcer la confiance des administrés
Les adresses gratuites projettent une image peu professionnelle et suscitent la méfiance, surtout face à la recrudescence des cyberattaques comme le phishing. Une adresse en @macollectivite.fr, accompagnée d’une signature soignée, rassure et officialise vos échanges.
Pour éviter de se retrouver dans les spams
Les emails envoyés depuis un domaine professionnel sont moins susceptibles de finir dans les dossiers indésirables de vos destinataires.
Pour renvoyer à votre site internet
Si vous avez un site internet macollectivite.fr, vos adresses mail en @macollectivite.fr utilisent le même nom de domaine et vos messages gagnent en légitimité.
Pour assurer la conservation des données
Un changement d’opérateur entraîne la perte des données. Un domaine personnalisé garantit la continuité de vos échanges, même en cas de modification d’opérateur.
Pour protéger les données à caractère personne
Le règlement européen sur la protection des données (RGPD) impose aux collectivités d’assurer la sécurité et la confidentialité des données traitées. Une messagerie professionnelle répond à ces exigences, offrant des garanties bien supérieures à celles des services gratuits.
Pour créer des adresses nominatives et de services
Un domaine personnalisé permet de configurer des adresses par agent (prenom.nom@macollectivite.fr) ou par service (finances@macollectivite.fr), renforçant la traçabilité et la collaboration. Certaines obligations, comme la dématérialisation des autorisations d’urbanisme, nécessitent même la création de telles adresses.
Une solution clé en main avec l’Alpi
L’Alpi met à la disposition de ses adhérents une solution de messagerie collaborative appelée Zimbra, couplée à la solution d’antispam et antiphishing VadeSecure :
- mise à disposition d’une ou plusieurs boites mail hébergées à l’Alpi dans notre centre de données,
- boites mail personnalisées (1 à 10 Go de stockage par boite selon vos besoins)
- sauvegarde des e-mails avec restauration possible sur 30 jours,
- un ou plusieurs agendas par boite aux lettres (sans limite),
- carnets d'adresses (1000 contacts maximum par carnet, nombre de carnets non limité),
- partage entre utilisateurs sur toutes les fonctions pour un travail collaboratif,
- gestion des ressources (sans limite) par exemple la réservation d’un véhicule, d’une salle, d’un matériel, etc,
- accès par webmail (solution préférée à l’usage d’un client lourd) ,
- synchronisation avec les smartphones via le protocole Exchange ou l’application Zimbra dédiée (Android et iOS).
Afin de bénéficier d’une ou plusieurs adresses emails professionnelles, vous devez être propriétaire d’un nom de domaine. Si vous n’en avez pas encore, l’équipe messagerie de l’Alpi peut vous conseiller pour cette démarche : faites une demande sur sidoni.alpi40.fr.